Hoe kan AFAS helpen bij het minimaliseren van fouten in bedrijfsprocessen?

1. Automatisering van repetitieve taken

Een van de grootste oorzaken van fouten in bedrijfsprocessen is handmatig werk. Denk aan het invoeren van gegevens, het verwerken van declaraties of het berekenen van salarissen. Door deze taken te automatiseren met AFAS, elimineer je menselijke fouten en bespaar je tijd. Voorbeelden van automatisering zijn:

• Facturatie: Automatisch facturen genereren en versturen naar klanten.

• Salarisadministratie: Loonberekeningen en belastingaangiften zonder handmatige tussenkomst.

• Declaratieverwerking: Declaraties automatisch goedkeuren op basis van ingestelde regels.

Met tools zoals workflows en automatische controles zorgt AFAS ervoor dat deze processen soepel verlopen zonder menselijke interventie.

2. Standaardisatie met workflows

Workflows vormen de kern van procesautomatisering binnen AFAS. Ze zorgen ervoor dat taken gestructureerd en volgens vaste stappen worden uitgevoerd. Dit voorkomt dat belangrijke acties worden overgeslagen of verkeerd worden uitgevoerd. Enkele voordelen van workflows zijn:

• Heldere verantwoordelijkheden: Elke taak wordt toegewezen aan de juiste persoon of afdeling.

• Automatische opvolging: Herinneringen en meldingen zorgen ervoor dat deadlines worden gehaald.

• Foutreductie: Processen verlopen altijd volgens vooraf ingestelde regels, waardoor afwijkingen worden voorkomen.

Een voorbeeld hiervan is een AFAS-onboardingproces: zodra een nieuwe medewerker wordt ingevoerd in AFAS, kan automatisch een workflow starten die contracten genereert, IT-middelen aanvraagt en de salarisadministratie informeert.

3. Centralisatie van data

Veel fouten ontstaan doordat gegevens verspreid zijn over verschillende systemen of handmatig worden bijgehouden in Excel-bestanden. AFAS biedt een geïntegreerde oplossing waarbij alle data – van HRM tot financiën – centraal wordt beheerd. Dit heeft meerdere voordelen:

• Één bron van waarheid: Alle afdelingen werken met dezelfde actuele gegevens.

• Geen dubbele invoer: Informatie hoeft slechts één keer ingevoerd te worden, wat fouten door inconsistenties voorkomt.

• Realtime inzicht: Dankzij centrale data kun je sneller afwijkingen signaleren en corrigeren.

4. Slimme rapportages en controles

AFAS biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden waarmee je real-time inzicht krijgt in de prestaties van jouw processen. Deze rapportages helpen niet alleen bij het monitoren, maar ook bij het voorkomen van fouten:

• Automatische controles: Bijvoorbeeld afwijkingen in loonberekeningen of dubbele facturen worden direct gesignaleerd.

• Dashboards: Overzichten maken knelpunten zichtbaar, zodat je tijdig kunt bijsturen.

• Data-analyse: Ontdek trends en verbeterprocessen op basis van feiten.

Door gebruik te maken van deze rapportages kun je proactief handelen in plaats van reactief fouten herstellen.

5. Zelfservice voor medewerkers

Veel fouten ontstaan doordat medewerkers afhankelijk zijn van anderen voor eenvoudige administratieve handelingen, zoals verlofaanvragen of het wijzigen van persoonlijke gegevens. Met de zelfservicefunctionaliteit binnen AFAS kunnen medewerkers zelf hun informatie beheren via een gebruiksvriendelijke portal. Dit vermindert niet alleen de werkdruk op HR-afdelingen, maar voorkomt ook fouten door miscommunicatie of verkeerde invoer.

6. Integraties met andere systemen

AFAS maakt het mogelijk om naadloos te integreren met andere systemen via API’s of standaardkoppelingen. Dit voorkomt dat data handmatig moet worden overgezet tussen systemen, wat vaak een bron is van fouten. Denk aan integraties met CRM-software, kassasystemen of projectmanagementtools.

Wil jij weten hoe jouw organisatie met AFAS foutloos kan werken? Neem contact op met Merkstroom en ontdek hoe wij jouw processen naar een hoger niveau tillen!