AFAS slimmer inzetten: 5 tips voor maximale efficiëntie
AFAS is een krachtig systeem dat organisaties helpt hun processen te automatiseren en te stroomlijnen. Veel bedrijven die AFAS gebruiken, benutten nog lang niet alle mogelijkheden die AFAS biedt. Een gemiste kans! In dit artikel delen we vijf praktische tips om AFAS slimmer in te zetten en het maximale uit jouw AFAS-oplossingen te halen.
1. Automatiseer repetitieve taken
Veel handmatige processen binnen jouw organisatie kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd met de workflows van AFAS. Denk bijvoorbeeld aan:
Het automatisch goedkeuren van facturen onder een bepaald bedrag.
Automatische meldingen naar de juiste afdelingen bij nieuwe indiensttredingen.
Het koppelen van opvolgende processen, zoals het genereren van contracten na een goedgekeurde aanvraag.
Door deze repetitieve taken te automatiseren, bespaar je tijd en verminder je bovendien de kans op menselijke fouten: twee vliegen in één klap.
2. Maak gebruik van conditionele workflows
Met conditionele workflows kun je processen dynamisch inrichten op basis van specifieke voorwaarden. Dit betekent dat acties alleen worden uitgevoerd als aan bepaalde criteria wordt voldaan. Voorbeelden hiervan zijn:
Alleen bepaalde documenten laten goedkeuren door een manager als ze boven een bepaald bedrag uitkomen.
Specifieke autorisaties toekennen aan medewerkers op basis van hun functie of afdeling.
Deze aanpak verhoogt de flexibiliteit en zorgt ervoor dat processen soepeler verlopen.
3. Optimaliseer je databeheer met filters
De filterfunctionaliteit in AFAS is een krachtige tool om snel toegang te krijgen tot relevante gegevens. Door snelfilters, geavanceerde filters en opgeslagen filters in te stellen, kun je:
Efficiënt zoeken naar specifieke informatie.
Overzichten creëren die aansluiten bij jouw dagelijkse werkzaamheden.
Tijd besparen door herhaaldelijk gebruikte filters direct toe te passen.
Met goed ingerichte filters werk je sneller en voorkom je dat je tijd verspilt aan het zoeken naar data.
4. Automatiseer autorisaties
Het handmatig beheren van autorisaties kan tijdrovend zijn en leidt vaak tot fouten. Door gebruik te maken van automatische autorisaties in AFAS kun je rechten toekennen op basis van selectiecriteria, zoals:
Functie of afdeling.
In- of uitdiensttredingsdatum.
Specifieke projecten waaraan medewerkers werken.
Hiermee houd je controle over wie toegang heeft tot welke gegevens, terwijl je administratieve lasten vermindert.
5. Breng processen in kaart en werk met afhankelijkheden
Een goed overzicht van jouw bedrijfsprocessen is essentieel om AFAS optimaal in te richten. Teken alle stappen in jouw workflows uit en identificeer waar afhankelijkheden bestaan tussen processen. Bijvoorbeeld:
Het automatisch starten van een onboardingproces na het verwerken van een nieuwe medewerker.
Het koppelen van projectadministratie aan urenregistratie via de AFAS Pocket App.
Door afhankelijkheden slim in te richten, zorg je ervoor dat processen naadloos op elkaar aansluiten en voorkom je onderbrekingen.
Haal meer uit AFAS met Merkstroom
Wil jij jouw AFAS-systeem efficiënter inzetten? Bij Merkstroom kijken we verder dan de standaardmogelijkheden van AFAS. We helpen jouw organisatie met slimme oplossingen die aansluiten bij jouw unieke behoeften. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tillen!